Η αναβάθμιση των Φορολογικών Ηλεκτρονικών Μηχανισμών με σκοπό τη διαβίβαση των ημερήσιων πωλήσεων τους στην ΑΑΔΕ, ορίσθηκε αρχικά με την εγκύκλιο ΠΟΛ 1166/2018. Πολλοί φορολογικοί μηχανισμοί είχαν μέχρι το τέλος του 2019 αναβαθμισθεί σύμφωνα με τις τεχνικές προδιαγραφές της Πολ 1166/2018. Μετά τις πρόσφατες εξελίξεις και την έκδοση της απόφασης Α1024/2020, θα πρέπει όλοι οι ΦΗΜ να αναβαθμιστούν εκ νέου.
Με την Α1024/2020 ορίστηκαν μια σειρά από συμπληρωματικές προδιαγραφές και υποχρεώσεις όσον αφορά στην λειτουργία φορολογικών μηχανισμών (ΕΑΦΔΣΣ), αλλά και των φορολογικών εκτυπωτών / ταμειακών μηχανών (ΦΗΜ).
Οι νέες προδιαγραφές περιλαμβάνουν την εκτύπωση QR Code στις αποδείξεις λιανικής και την
περιοδική αποστολή εντός της ημέρας προσωρινών αρχείων πωλήσεων.
Α. Εκτύπωση QR CODE στις αποδείξεις
Η πρώτη αλλαγή που απαιτείται είναι η εκτύπωση ενός QR CODE (δισδιάστατος γραμμωτός
κώδικας) στο σώμα της απόδειξης. Το QR CODE αντικαθιστά το γραμμωτό κώδικα που υπήρχε πριν στο τέλος της απόδειξης. To QR CODE περιέχει στοιχεία της απόδειξης, όπως τον αριθμό μητρώου ΦΗΜ, το γενικό αύξοντα αριθμό προοδευτικών αποδείξεων και τη συνολική αξία απόδειξης, ώστε να είναι δυνατός ο επιτόπιος έλεγχος.
Ο τρόπος εκτύπωσης της απόδειξης προσδιορίζει τον τρόπο εκτύπωσης του QR CODE. Πιο
συγκεκριμένα, το QR CODE για απόδειξη που τυπώνεται σε εκτυπωτή με ρολό χαρτί (είτε θερμικό είτε όχι) πρέπει υποχρεωτικά να τυπώνεται στο κέντρο στο τέλος της απόδειξης. Σε άλλο τύπο χαρτιού (Α4, Α5 κ.λπ.) το QR Code μπορεί να τυπωθεί σε οποιοδήποτε σημείο.
Β. Περιοδική Αποστολή Πωλήσεων με προσωρινά αρχεία
Ορίζεται η περιοδική (εντός ημέρας) αποστολή δεδομένων πωλήσεων από τους ΦΗΜ. Η αποστολή αρχείων δεν θα γίνεται πλέον μόνο στο τέλος της ημέρας οπότε θα αποστέλλεται το οριστικό αρχείο πωλήσεων (s.txt), αλλά και περιοδικά μέσα σε αυτή – μέσω αρχείων s.tmp – σε χρόνο που θα ορίζει η ΑΑΔΕ κατά την ηλεκτρονική της επικοινωνία με τον ΦΗΜ.
Ο χρόνος περιοδικής αποστολής αρχείων δεν είναι καθορισμένος και ίδιος για όλες τις επιχειρήσεις. Η ΑΑΔΕ θα ορίζει με δικά της κριτήρια βασισμένα στον κλάδο δραστηριότητας της επιχείρησης (ΚΑΔ) τον χρόνο περιοδικής αποστολής από κάθε ένα ΦΗΜ και θα του δίνει σχετική ηλεκτρονική εντολή.
Γ. Αποστολή δεδομένων στην ΑΑΔΕ
Μέχρι σήμερα, πολύ λίγες επιχειρήσεις (π.χ. πρατήρια καυσίμων) είχαν την υποχρέωση να
αποστέλλουν στην ΑΑΔΕ, με το κλείσιμο ημέρας του φορολογικού μηχανισμού, το αρχείο πωλήσεων s.txt που περιλαμβάνει όλα τα αρχεία παραστατικών που εκδόθηκαν και σημάνθηκαν (αρχεία e.txt).
Η νέα απόφαση Α1024 θεσπίζει την Καθολική Υποχρέωση όλων των επιχειρήσεων που έχουν ΦΗΜ να διαβιβάζουν σε ημερήσια βάση τα ημερήσια αρχεία πωλήσεων που δημιουργούν οι ΦΗΜ στην ΑΑΔΕ.
Δ. Προθεσμία Αναβάθμισης ΦΗΜ
Η αναβάθμιση των ΦΗΜ πρέπει να έχει ολοκληρωθεί μέχρι την 31/7/20 (απόφαση Α1102/2020).
Σημειώνουμε ότι μέχρι αυτή την ημερομηνία, πρέπει να αναβαθμιστούν όλοι ανεξαιρέτως οι ΦΗΜ, δηλαδή οι Φορολογικές Ταμειακές Μηχανές, οι ΕΑΦΔΣΣ και οι Φορολογικοί Εκτυπωτές των επιχειρήσεων. Η νέα αναβάθμιση περιλαμβάνει και τους ΦΗΜ των πρατηρίων καυσίμων που ήδη διαβιβάζουν αρχεία στην ΑΑΔΕ από τις αρχές του 2019.
Δεν μπορεί να μην αναβαθμιστεί ένας ΦΗΜ επειδή για παράδειγμα δεν χρησιμοποιείται από μια
επιχείρηση. ΦΗΜ που η επιχείρηση έχει ξεχασμένους και αδρανείς πρέπει να αποσυρθούν από το μητρώο του TAXIS πριν τις 31/7/20, αλλιώς πρέπει να αναβαθμιστούν.
Ταμειακές Μηχανές και ΦΗΜ που δεν μπορούν λόγω παλαιότητας να αναβαθμιστούν σύμφωνα με την απόφαση Α1024/2020 πρέπει υποχρεωτικά να αποσυρθούν μέχρι 31/7/20 (σχετική η απόφαση Α1100/2020)
Επισημαίνουμε ότι η αναβάθμιση δεν σημαίνει και υποχρέωση έναρξης ημερήσιας διαβίβασης
αρχείων στην πλατφόρμα ESend της ΑΑΔΕ. Η υποχρέωση έναρξης διαβίβασης αρχείων για τους
ΦΗΜ όλων ανεξαιρέτως των επιχειρήσεων προβλέπεται στην απόφαση Α1138/2020 που αφορά την έναρξη λειτουργίας του Mydata και των Ηλεκτρονικών βιβλίων και είναι η 1/10/2020.
Μέχρι τότε οι ΦΗΜ μπορούν αν η επιχείρηση το επιθυμεί να διαβιβάζουν ημερήσια αρχεία σε
προαιρετική βάση σαν μια φάση προσαρμογής στις νέες υποχρεώσεις. Τα αρχεία που θα σταλούν προαιρετικά από ΦΗΜ στην ΑΑΔΕ προ της 1/10/20 δεν θα ενημερώσουν τα ηλεκτρονικά βιβλία της επιχείρησης.