Στις μέρες μας πολλές φορές τίθεται το ερώτημα από τον επιχειρηματία ή ακόμα και από τον λογιστή του, ποια λύση Μηχανογραφημένης Λογιστικής να επιλέξουν τώρα που η εταιρεία μεγάλωσε και η ανάγκη απαιτεί την αναγκαστική μετάβαση σε διπλογραφικό Λογιστικό σύστημα, ώστε να επιτύχουν την καλύτερη δυνατή Λογιστική παρακολούθηση της εταιρείας. Τα ερωτήματα είναι συγκεκριμένα
Παρακολούθηση της Λογιστικής με τον κλασσικό τρόπο στο Λογιστικό γραφείο
ή
Οργάνωση και εποπτεία του Λογιστηρίου στην έδρα της εταιρείας μέσω της προμήθειας ή και αναβάθμισης της Εμπορικής εφαρμογής σε μία σύγχρονη Εμπορική εφαρμογή με ενσωματωμένη Λογιστική.
Το κάθε ερώτημα έχει τα επιχειρήματα του, σκοπός του άρθρου δεν είναι να γείρω την ζυγαριά, αλλά να βοηθήσω τον επιχειρηματία και τον Λογιστή του να πάρουν πιο εύκολα την απόφαση. Ποια θα είναι η σωστή απόφαση θα το κρίνουν αυτοί, άλλωστε και ο Λογιστής και ο επιχειρηματίας είναι φίλοι, και προσπαθώ να τους βοηθήσω να κάνουν πιο εύκολη τη δουλειά τους.
Παρακάτω θα προσπαθήσω να παρουσιάσω τα οφέλη και τα πλεονεκτήματα της Λογιστικής παρακολούθησης μίας εταιρείας, μέσω μίας σύγχρονης Εμπορικής εφαρμογής στην έδρα της, διότι όπως λέμε και στο εμπόριο όταν η δουλειά μεγαλώνει οι ανάγκες για οικονομική και λογιστική πληροφόρηση πρέπει να είναι πιο άμεσες.
• Να ξεκινήσουμε από το κυριότερο κίνητρο της προμήθειας μίας σύγχρονης Εμπορικής εφαρμογής με ενσωματωμένη Λογιστική, όταν έχει αυξηθεί ο τζίρος μιας εταιρείας, ο όγκος των παραστατικών Πωλήσεων, Αγορών και εξόδων μαζί με τις Χρηματοοικονομικές κινήσεις έχει πολλαπλασιαστεί. Όλες αυτές οι κινήσεις, όπως όλοι γνωρίζουν θα πρέπει να καταχωρηθούν, να αρχειοθετηθούν στην εταιρεία και στην συνέχεια να τις δώσουμε στον Λογιστή να τις καταχωρήσει και αυτός με τη σειρά του. Έχοντας προμηθευτεί η εταιρεία ένα σύγχρονο Εμπορικό πρόγραμμα με ενσωματωμένη Λογιστική κατά την καταχώρηση των παραστατικών αυτών δημιουργείται αυτόματα το λογιστικό άρθρο, σύμφωνα πάντα με την υπόδειξη του Λογιστή. Δεν χρειάζεται να μεταφέρουμε τις κινήσεις των παραστατικών ή ακόμη και τα φυσικά παραστατικά στο Λογιστικό Γραφείο. Μειώνοντας ταυτόχρονα και τον κίνδυνο να χαθούν παραστατικά ή και ακόμη να μην καταχωρηθούν.
• Ο επιχειρηματίας και ο Λογιστής έχουν πιο άμεση την εικόνα όλων των χρηματοοικονομικών μεγεθών της εταιρείας, διότι όλα καταχωρούνται τη στιγμή που πραγματοποιούνται. Το ταμείο μαζί με τους τραπεζικούς λογαριασμούς, ελέγχεται και παρακολουθείται πολύ πιο εύκολα πλέον χωρίς να χρειάζεται να περιμένουμε την καταχώρηση για δεύτερη φορά όλων των παραστατικών. Μία σύγχρονη Εμπορική εφαρμογή έχει τη δυνατότητα να συνδεθεί με τους εκάστοτε τραπεζικούς λογαριασμούς της εταιρείας και να αντλήσει τραπεζικές κινήσεις όπως εισπράξεις, πληρωμές ακόμη και έξοδα τραπεζών να τις καταχωρήσει και να τις αντιστοιχίσει στους Συναλλασσόμενους με ελάχιστες κινήσεις χωρίς να χρειάζεται να «βγάζουμε» τα μάτια μας στα ατελείωτα extrait των τραπεζών. Ασφαλώς όλες αυτές οι χρηματοοικονομικές κινήσεις δημιουργούν αυτόματα το λογιστικό άρθρο.
• Η Τράπεζα ζητάει το Ισοζύγιο Λογιστικής για την ανανέωση του ορίου. Όπως είδαμε στην προηγούμενη παράγραφο οι χρηματοοικονομικές κινήσεις έχουν καταχωρηθεί πολύ πιο εύκολα και γρήγορα, δεν χρειάζεται να περιμένουμε μεταγενέστερη καταχώρηση τους. Επομένως με λίγες κινήσεις μπορούμε να εξάγουμε το Ισοζύγιο Λογιστικής και να το στείλουμε με email μέσα από την εφαρμογή μας.
• Τελειώνει ο μήνας πρέπει να τακτοποιηθεί ο Φ.Π.Α.. Ο Λογιστής με τη σειρά του θα πρέπει να έχει καταχωρήσει όλα τα παραστατικά ώστε να γνωρίζει τις αξίες που θα υποβάλει και να ενημερώσει των επιχειρηματία, αντίστοιχα ο τελευταίος θα πρέπει να τον πληρώσει. Σε μία σύγχρονη Εμπορική εφαρμογή με ενσωματωμένη Λογιστική όλα τα παραπάνω είναι πιο εύκολα. Ο επιχειρηματίας δεν απαιτείται πλέον να περιμένει ακόμα και μέχρι την τελευταία ημέρα του επόμενου μήνα, μέχρι να καταχωρηθούν τα παραστατικά του, ώστε να μάθει την αξία του Φ.Π.Α. που πρέπει να πληρώσει, μπορεί να έχει καθημερινά μία εικόνα που κυμαίνεται ο Φ.Π.Α. και ανάλογα να προγραμματίσει πιο εύκολα τις κινήσεις του. Αντίστοιχα ο Λογιστής με λιγότερο άγχος και πίεση εκτελώντας τους κλασικούς ελέγχους και με λίγες κινήσεις τακτοποίησης θα έχει έτοιμο τον Φ.Π.Α. προς υποβολή.
• Ένα μεγάλο πρόβλημα των ταχέως αναπτυσσόμενων εταιρειών είναι τα υπόλοιπα των Προμηθευτών, κυρίως των δαπανών. Το σενάριο το οποίο όλοι λίγο ή πολύ έχουν αντιμετωπίσει είναι να καταχωρεί ο Λογιστής το επί Πιστώσει παραστατικό στο Γραφείο του, η εταιρεία να καταχωρεί την μερική πληρωμή και ο Προμηθευτής να πιέζει για πληρωμή. Η εταιρεία μη έχοντας σαφή εικόνα των Πιστώσεων της, να μην μπορεί να προγραμματίσει τις πληρωμές, τώρα που αυξάνεται και ο όγκος, να δυσαρεστεί άθελα της τους προμηθευτές, να χαλάει το «όνομά» της στην αγορά βγαίνοντας ζημιωμένη. Όλα αυτά θα μπορούσε εύκολα να τα αποφύγει ενσωματώνοντας λύση με παρακολούθηση Δαπανών και ενηλικίωση Υπολοίπων. Υπάρχουν πολλά ακόμη οφέλη που παρέχει μία σύγχρονη Εμπορική εφαρμογή με ενσωματωμένη Λογιστική τα οποία για κάθε μέγεθος ή μορφή εταιρείας είναι διαφορετικά, και καθώς δεν θα μπορούσα να τα αναφέρω όλα για συντομία χρόνου, προσπάθησα να απαριθμήσω τα βασικότερα από αυτά. Ασφαλώς κάθε περίπτωση είναι μοναδική και για την αξιολόγησή της θα χρειαστεί μια καταγραφή σε συνεργασία με τη Μηχανογράφηση.
Συνοψίζοντας τα παραπάνω βλέπουμε πως η προμήθεια μιας σύγχρονης Εμπορικής εφαρμογής με ενσωματωμένη Λογιστική είναι μία λύση Win Win και για την εταιρεία και για τον Λογιστή της, είναι μία λύση που θα βοηθήσει και τις δύο πλευρές να συνεργαστούν άψογα μεταξύ τους παρακάμπτοντας χρονοβόρες διαδικασίες και εστιάζοντας στον σκοπό τους.
Αναδημοσίευση από το Περιοδικό EPSILON7 – τεύχος Ιούνιος 2021
